효율적으로 일하는 7가지 기술

이따금 아주 실용적인 서적을 읽을 때가 있습니다.
어제 저녁에 일본인 작가가 쓴 효과적으로 일하는 기술에 관한 책입니다.
타인의 방법을 통해서 자신의 일하는 습관을 생각해 보고, '어디 고칠 것이 없을까?'라는 질문을 던져보고, 답을 찾는 일도 도움이 될 수 있습니다.

<효율적으로 일하는 10가지 기술>
1. '효율, 효율!' 외치면서 일한다.
꼭 그렇게 일을 할 필요가 있을까라고 생각할 수도 있지만, '효율'을 최우선 사항으로 삼기만 해도 업무 효율은 80퍼센트나 향상될 수 있다. 모든 일을 '효율적인가, 비효율적인가'하는 시각으로 보게 되면 자동적으로 그동안 느끼지 못했던 낭비를 발견할 수 있다. '이 작업이 정말 필요할까?' '보다 솜씨 좋게 해치울 방법은 없을까?"
하고 머리를 굴려보라. 그런 의식이 낭비를 알아차리게 해 준다.

2. 안해도 그만한 일은 하지 않는다.
일을 할 때는 '무엇을 할까?' 보다 '무엇을 버릴까?"가 더 중요하다.
효율을 위해서는 안해도 문제가 없을 일은 철저하게 하지 않아야 한다.
'무엇을 버릴까' 골라내는 것이 중요하다.

3. 의미 없이 '두고 보지' 않는다.
대부분의 업무는 당장 마무리해도 된다. 해야 할 일을 언제나 잔뜩 껴안고 있는 사람이라면 아무리 작은 일이라고 '두고 보는'버릇이 있는 것 아닐까?

4. 같은 타입의 업무는 묶어 처리하는 것이 현명하다.
단시간 내에 일을 끝내기 위한 요령의 하나로, '같은 타입의 업무를 묶는'것이 있다.
같은 성질의 업무를 몰아서 처리하는 것이다. 이는 '집중력의 파도'를 타기 위함이다.
집중력에는 '파도'가 있다. 파도를 타려면 대략 15분 정도 걸리는데, 한번 타면 2시간 정도는 단숨에 내달릴 수 있다. 이때 비슷한 작업이라면 다른 업무에 속한 일이라도 집중력을 유지시킬 수 있다. 우선은 자기업무를 유형별로 묶어보자. 한번 종이에 써서 정리해 보기를 권한다. 이렇게 같은 타입의 업무를 정리해 두면 '틈새 시간'의 활용에도 유용하다.

5. 모든 일에 '마감 시간'을 설정한다.
일 미루기를 막는 최적의 방법은 '마감을 바로 코 앞에 만들어 놓는 것'이다.
완벽에만 집착하는 사람은 일을 끝낼 수 없는 경우가 많다. 업무란 항상 시간과의 싸움이다. 완전무결을 추구하다 보면 몇 년이 지나도 끝나지 않는다. 시간을 최우선으로 삼고 80점이라는 합격선을 넘으면 일단 그 일에서 손을 떼고 다음 일에 착수하는 게 효율적으로 일하는 기술이다.

6. 평범하면서도 중요한 것이 스케쥴이다.
일을 하려면 먼저 필요한 작업을 정리하고, 언제까지 어떤 시기에 끝내면 좋을지, 시간 배분을 해야 한다. 그것이 절차, 스케쥴링이다. '업무는 절차 정하기에서 80퍼센트가 이루어진다.'고 흔히 말한다. 실제로도 맞는 말이다. 제대로 된 스케쥴만 세워도 일은 제대로 돌아간다. 더구나 몇 개의 일을 동시에 진행할 때는 스케쥴이 없으면 눈 깜박할 사이에 대혼란에 빠진다.

7. 집중력이 떨어졌다면 빨리 집으로 돌아간다.
효율적으로 일을 하려면 집중력이 필요하다.
반대로 '집중력이 떨어졌을 때'를 가려내는 것도 중요하다. 집중력은 무한하지 않다.
하루 중에 집중 가능한 시간은 적절한 휴식을 취한다고 해도 기껏해야 6-7시간이다.
피로가 느껴지면 그날은 과감하게 정리하자. 대신에 다음날 아침, 1시간이라도 빨리 출근해면 된다 제일 머리가 잘 돌아가는 아침의 1시간은 지친 밤의 3시간에 맞먹는다. "이젠 에너지가 다 떨어젔어!"라는 '몸의 소리'를 들었다면 일을 마칠 시간이다.

*출처: 마쓰모토 유키오, <효율적으로 일하는 기술>.